Báo cáo tiến độ: viết trung thực thì nó hữu ích, viết cho đẹp thì nó vô dụng cho cả hai bên

Trong nhiều hệ thống, mọi báo cáo tiến độ đều nói đúng tiến độ — cho tới báo cáo cuối, khi mọi thứ lộ ra cùng lúc.

Chuỗi báo cáo đó không cho ai thông tin gì, và nó lấy đi khả năng hỗ trợ của người quản lý đúng lúc còn hỗ trợ được.

Vì sao người ta viết cho đẹp

• Sợ bị đánh giá là không hoàn thành.
• Không rõ báo chậm thì hậu quả gì.
• Từng thấy người báo thật bị làm khó.
• Điểm cuối là nguyên nhân gốc — nó là vấn đề của hệ thống, không của cá nhân.

Báo cáo hữu ích gồm gì

• Đã làm gì so với kế hoạch, cụ thể.
• Chỗ nào chậm và vì sao.
• Cần hỗ trợ gì để gỡ.
• Điều chỉnh nào dự kiến xin.
• Mục thứ ba là mục có giá trị nhất và hay bị bỏ trống nhất.

Với người quản lý

• Phản ứng bình tĩnh với báo cáo chậm, nếu không sẽ không nhận được báo cáo thật lần sau.
• Hỏi cần hỗ trợ gì, trước khi hỏi vì sao chậm.
• Phân biệt chậm do khách quan và chậm do không làm.
• Một hệ thống phạt mọi báo cáo chậm sẽ chỉ nhận được báo cáo đẹp.

Lợi ích của báo cáo thật

• Xin điều chỉnh sớm dễ hơn nhiều so với xin muộn.
• Người quản lý gỡ được vướng thủ tục nếu biết sớm.
• Không bị bất ngờ ở khâu nghiệm thu.

Với đề tài nhiều đơn vị

• Thu báo cáo từ từng đơn vị theo cùng một mẫu.
• Đối chiếu chéo, đừng chỉ tổng hợp.
• Một đơn vị chậm ảnh hưởng cả đề tài — phát hiện sớm là việc của chủ nhiệm.

Một điều đáng nhớ

Một hệ thống phạt mọi báo cáo chậm sẽ chỉ nhận được báo cáo đẹp.

Và khi mọi báo cáo đều đẹp, người quản lý mất hoàn toàn khả năng biết đề tài nào đang thực sự gặp khó — cho tới lúc không còn can thiệp được nữa.

Câu hỏi thường gặp