Văn phòng chuyển giao công nghệ: nhiều nơi lập ra, ít nơi chạy được

Gần như trường đại học và viện nghiên cứu lớn nào cũng có trên sơ đồ tổ chức một đơn vị mang tên chuyển giao công nghệ, sở hữu trí tuệ hoặc đổi mới sáng tạo. Hỏi tiếp một năm đơn vị đó ký được bao nhiêu hợp đồng chuyển giao, thu về bao nhiêu và chia cho nhóm tác giả thế nào, thì câu trả lời thường ngắn hơn nhiều. Khoảng cách giữa có văn phòng và có hoạt động chuyển giao là chủ đề của bài này.

Vấn đề không nằm ở việc thiếu kết quả nghiên cứu. Nó nằm ở chỗ văn phòng chuyển giao làm một việc rất khác với việc nghiên cứu, cần người có nghề khác, quy tắc khác và nhịp thời gian khác. Khi được lập ra như một phòng hành chính thêm vào sơ đồ, nó vận hành như một phòng hành chính.

Văn phòng chuyển giao thật sự làm những việc gì

Đọc quy chế của nhiều đơn vị, nhiệm vụ được liệt kê rất dài: tư vấn, kết nối, hỗ trợ đăng ký bảo hộ, tổ chức sự kiện, thống kê. Nhưng nếu nhìn theo dòng chảy của một kết quả nghiên cứu đi ra thị trường, có năm việc cốt lõi:

1. Phát hiện. Biết được trong trường đang có kết quả nào có khả năng ứng dụng, trước khi nó được công bố. Một khi đã đăng bài, nhiều khả năng bảo hộ sáng chế coi như mất vì không còn tính mới.
2. Đánh giá sơ bộ. Trả lời ba câu: có bảo hộ được không, có ai cần không, và cần thêm bao nhiêu công sức nữa để người khác dùng được.
3. Bảo hộ có chọn lọc. Quyết định nộp đơn cho cái gì, ở đâu, và quan trọng không kém, không nộp cho cái gì.
4. Tìm và thương lượng với bên nhận. Đây là phần tốn thời gian nhất và là phần ít người trong trường có kinh nghiệm.
5. Theo dõi sau hợp đồng. Thu phí, kiểm tra nghĩa vụ của bên nhận, chia lợi ích về cho tác giả và đơn vị.

Phần lớn văn phòng mới lập chỉ làm tốt việc thứ ba, vì đó là việc có quy trình rõ và đếm được: số đơn đăng ký. Bốn việc còn lại đòi hỏi quan hệ, phán đoán và thời gian, nên dễ bị bỏ qua.

Bốn lý do văn phòng có mà không chạy

Không có người làm nghề

Người làm chuyển giao giỏi cần hiểu đủ sâu về kỹ thuật để nói chuyện với nhóm nghiên cứu, hiểu sở hữu trí tuệ để biết cái gì bảo hộ được, và hiểu doanh nghiệp để biết họ trả tiền cho cái gì. Hiếm ai có cả ba. Ở nhiều nơi, văn phòng được giao cho một hai cán bộ kiêm nhiệm, vừa làm hồ sơ đề tài vừa làm thống kê. Họ không có thời gian đi gặp doanh nghiệp, và cũng không được đánh giá theo việc đó.

Quy chế chia lợi ích không rõ hoặc không ai tin

Nhà khoa học chỉ báo cho văn phòng biết mình có kết quả khi họ tin rằng làm vậy có lợi cho họ. Nếu quy chế không nói rõ tỷ lệ chia giữa tác giả, bộ môn và đơn vị, hoặc nói rõ nhưng chưa từng có ai được chia thật, người ta sẽ chọn cách tự làm với doanh nghiệp qua hợp đồng dịch vụ cá nhân, hoặc chỉ công bố bài báo rồi thôi. Tỷ lệ cụ thể phải tuân theo quy định hiện hành về sở hữu trí tuệ và về kết quả nhiệm vụ dùng ngân sách, nên cần kiểm tra văn bản mới nhất trước khi ban hành quy chế nội bộ.

Không có tiền cho bước giữa

Kết quả trong phòng thí nghiệm hiếm khi đủ để doanh nghiệp mua. Thường cần thêm một bước: làm mẫu thử ở quy mô lớn hơn, chạy thử trong điều kiện thật, đo độ ổn định. Đề tài đã kết thúc, kinh phí đã quyết toán, doanh nghiệp chưa muốn bỏ tiền khi rủi ro còn cao. Khoảng trống này nhỏ về tiền nhưng chặn đứng phần lớn các trường hợp. Văn phòng không có một quỹ nhỏ, linh hoạt cho bước giữa thì chỉ còn biết giới thiệu kết quả dang dở.

Bị đo bằng thứ sai

Khi văn phòng được đánh giá bằng số đơn sáng chế nộp mỗi năm, nó sẽ nộp nhiều đơn. Phí duy trì văn bằng cộng dồn qua các năm, trong khi phần lớn văn bằng không bao giờ được chuyển giao. Sau vài năm, ngân sách của văn phòng bị phí duy trì ăn dần.

Bắt đầu nhỏ: một văn phòng ba người làm được gì

Đơn vị nào cũng muốn có văn phòng đầy đủ, nhưng phần lớn trường trong nước nên bắt đầu ở quy mô rất khiêm tốn và làm đúng việc:

Ba người này không cần thuê từ đầu. Chuyên viên sở hữu trí tuệ có thể dùng dịch vụ bên ngoài theo vụ việc. Điều không thể thuê ngoài là người phụ trách: người đó phải ở trong trường, đi lại các bộ môn hằng tuần và được tin.

Quy trình tiếp nhận một kết quả: từng bước

Một quy trình gọn mà nhiều đơn vị làm được ngay:

1. Phiếu khai báo sáng chế, hai trang. Nhóm nghiên cứu mô tả kết quả, ai đóng góp, đã công bố hay trình bày ở đâu chưa, dùng kinh phí từ nguồn nào. Câu hỏi về nguồn kinh phí rất quan trọng vì nó quyết định ai là chủ sở hữu và có ràng buộc gì.
2. Gặp nhóm trong vòng hai tuần. Không để phiếu nằm chờ. Nhà khoa học khai báo một lần không thấy phản hồi sẽ không khai báo lần hai.
3. Đánh giá trong một tháng theo ba trục: khả năng bảo hộ, nhu cầu thị trường, khoảng cách tới sản phẩm dùng được. Ghi thành một trang, kèm đề xuất: theo đuổi, giữ bí mật kỹ thuật, hay để nhóm công bố tự do.
4. Nếu theo đuổi: nộp đơn trước khi nhóm công bố. Văn phòng phải đủ nhanh để không trở thành lý do làm chậm bài báo của nhà khoa học, nếu không lần sau họ sẽ bỏ qua bước khai báo.
5. Tìm bên nhận song song với thủ tục bảo hộ, không đợi có văn bằng mới đi chào.
6. Xem lại sau một khoảng thời gian định trước. Nếu không có bên nào quan tâm, cân nhắc thôi theo đuổi để tránh phí duy trì kéo dài.

Những thứ không nên làm

• Không nộp đơn cho mọi thứ. Nộp đơn để có số đếm là lãng phí rõ nhất. Một kết quả không có ai cần thì văn bằng không làm nó có giá trị hơn.
• Không đòi giá cao ngay từ đầu với doanh nghiệp trong nước. Hợp đồng đầu tiên với một doanh nghiệp quan trọng ở chỗ mở ra quan hệ. Các điều khoản chia doanh thu theo sản lượng thường dễ thống nhất hơn một khoản trả trước lớn, vì doanh nghiệp chỉ trả khi bán được.
• Không biến văn phòng thành cửa phê duyệt bắt buộc cho mọi hợp đồng với doanh nghiệp. Hợp đồng dịch vụ đo đạc, phân tích, tư vấn đơn giản nên đi đường nhanh. Văn phòng nên dồn sức cho các trường hợp có tài sản trí tuệ thật.
• Không tổ chức hội chợ, triển lãm như hoạt động chính. Sự kiện có ích để gặp người, nhưng hợp đồng gần như luôn đến từ những cuộc gặp riêng lặp lại nhiều lần.

Đo thế nào để không tự đánh lừa

Một bộ chỉ số trung thực cho văn phòng chuyển giao gồm cả đầu vào lẫn đầu ra, và đọc theo chuỗi nhiều năm chứ không theo từng năm:

• Số phiếu khai báo nhận được và từ bao nhiêu nhóm khác nhau. Chỉ số này nói về mức độ tin của nhà khoa học.
• Tỷ lệ phiếu được phản hồi đúng hạn.
• Số hợp đồng chuyển giao, li-xăng (cấp phép sử dụng) và hợp đồng nghiên cứu theo đặt hàng có dính tới tài sản trí tuệ.
• Số tiền thực thu, tách riêng phần đã chia về cho tác giả.
• Tổng phí duy trì văn bằng đang phải trả, so với số văn bằng đã được chuyển giao.

Chỉ số cuối cùng thường gây khó chịu nhất, và cũng hữu ích nhất. Nó cho thấy văn phòng đang tích tài sản hay tích nghĩa vụ.

Cần bao lâu để thấy kết quả

Kinh nghiệm chung ở nhiều nước là một văn phòng chuyển giao cần nhiều năm mới tự trang trải được, và nhiều văn phòng không bao giờ tự trang trải được mà vẫn đáng tồn tại vì giá trị của nó nằm ở quan hệ với doanh nghiệp, ở nghiên cứu theo đặt hàng và ở việc giữ được tài sản trí tuệ không bị thất thoát. Lãnh đạo đơn vị cần biết điều này ngay từ đầu. Một văn phòng bị kỳ vọng tự nuôi mình sau hai năm sẽ chạy theo các khoản thu ngắn hạn và bỏ qua những hồ sơ cần thời gian.

Câu hỏi đúng để hỏi sau ba năm không phải là văn phòng thu được bao nhiêu, mà là: nhà khoa học trong trường có chủ động tìm đến văn phòng khi có kết quả hay không, và doanh nghiệp có quay lại lần thứ hai hay không. Hai điều đó có rồi thì phần tiền sẽ tới sau.

Câu hỏi thường gặp