Dự toán đề tài: lập theo việc thật, không theo định mức cho đủ

Ai từng làm thuyết minh đề tài đều biết phần dự toán thường được làm sau cùng, và thường được làm ngược: biết trước mức kinh phí tối đa của loại đề tài, rồi phân bổ cho đủ các mục công lao động, vật tư, hội thảo, đi lại, quản lý chung sao cho tổng khớp và từng mục không vượt định mức. Bản dự toán như vậy thường qua được hội đồng. Nó vỡ ở hai chỗ khác: khi thực hiện thì thiếu tiền cho việc cần, thừa tiền cho việc không cần; khi quyết toán thì phải tìm cách chứng minh đã chi đúng những khoản vốn không phản ánh công việc thật.

Bài này trình bày cách lập dự toán xuôi chiều, từ danh sách việc, và cách làm cho nó khớp với định mức mà không bóp méo nội dung. Định mức và nội dung chi cụ thể được quy định trong các văn bản tài chính hiện hành và quy chế của từng cơ quan, cần kiểm tra bản mới nhất khi lập.

Vì sao dự toán ngược gây hại

• Nó che mất việc nào thật sự tốn tiền. Một đề tài thực địa có thể cần phần lớn kinh phí cho đi lại và thuê người hỗ trợ tại chỗ, nhưng dự toán chia đều sẽ dồn tiền vào mục khác cho cân.
• Nó tạo ra khoản phải hợp thức hoá. Mục hội thảo dự toán ba lần trong khi chỉ cần một, hai lần còn lại phải tìm cách tổ chức cho có.
• Nó làm điều chỉnh sau này khó hơn. Khi cần chuyển tiền giữa các mục, người duyệt hỏi vì sao dự toán ban đầu sai, và câu trả lời trung thực là chưa bao giờ đúng.

Bước một: viết danh sách việc đủ chi tiết

Bắt đầu từ phần nội dung nghiên cứu trong thuyết minh, tách mỗi nội dung thành các việc có thể giao cho một người hoặc một nhóm nhỏ, mỗi việc có đầu ra cụ thể. Một dòng tốt trông như sau:

Danh sách này cũng là kế hoạch tiến độ, và về sau là căn cứ viết báo cáo định kỳ. Làm kỹ một lần dùng được cho ba việc.

Bước hai: ước lượng từng loại chi phí

Công lao động

Đây là mục lớn nhất trong nhiều đề tài và cũng là mục hay bị ước sai nhất. Ước theo ngày công cho từng việc, từng chức danh, rồi cộng lại. Hai lưu ý:

• Thời gian thật của một người có nhiều việc khác không phải là toàn thời gian. Một giảng viên giờ giảng đầy khó dành quá vài ngày mỗi tuần cho đề tài. Dự toán vượt khả năng thật dẫn tới công lao động khai cao mà việc không chạy.
• Phân biệt người trong biên chế tham gia đề tài và người thuê theo hợp đồng. Chi phí và chứng từ của hai nhóm khác nhau theo quy định.

Vật tư, hoá chất, nguyên liệu

Lập theo số mẫu và số lần lặp, cộng tỷ lệ hao hụt hợp lý cho thí nghiệm phải làm lại. Lấy báo giá từ ít nhất hai nhà cung cấp ngay khi lập dự toán; báo giá này vừa giúp ước đúng vừa là chứng cứ khi hội đồng hỏi.

Thuê ngoài

Phân tích mẫu, dịch thuật, khảo sát chuyên nghiệp, thuê thiết bị. Ước theo đơn giá nhân số lượng, ghi rõ đơn vị dự kiến thuê nếu đã có.

Đi lại, hội thảo, công bố

Chỉ dự toán số chuyến và số hội thảo cần thật. Nếu dự định công bố ở tạp chí thu phí xuất bản, kiểm tra quy định có cho phép chi mục này từ kinh phí đề tài không và ghi rõ.

Bước ba: đối chiếu với định mức và điều chỉnh có lý do

Khi tổng xuôi chiều đã có, đặt nó cạnh mức trần và định mức từng mục. Ba trường hợp:

1. Tổng thấp hơn trần: giữ nguyên. Đừng thêm việc cho đầy. Hội đồng có kinh nghiệm đánh giá cao dự toán sát việc.
2. Tổng cao hơn trần: cắt nội dung, không cắt đều. Bỏ một địa bàn khảo sát, giảm số công thức thí nghiệm, đổi sản phẩm cho khớp. Ghi rõ trong thuyết minh phạm vi đã thu hẹp.
3. Một mục vượt định mức: kiểm tra quy định có cho phép vượt khi giải trình không. Nếu không, tách việc theo cách hợp lệ hoặc tìm nguồn khác cho phần đó, chẳng hạn đối ứng từ đơn vị.

Những lỗi làm khổ ở khâu quyết toán

• Dự toán nội dung chung chung như “mua vật tư thí nghiệm” không kèm danh mục. Khi quyết toán, mỗi hoá đơn đều có thể bị hỏi có thuộc dự toán không.
• Đơn giá không có căn cứ. Không có báo giá hay tham chiếu, đến lúc mua giá thị trường đã khác nhiều.
• Không tính thời gian thủ tục mua sắm. Thiết bị, hoá chất phải qua quy trình lựa chọn nhà cung cấp theo quy định có thể mất nhiều tuần. Dự toán và tiến độ phải tính khoảng này.
• Dồn chi vào cuối kỳ. Kế hoạch giải ngân không khớp với tiến độ, dẫn tới đầu kỳ thiếu tiền, cuối kỳ phải chi vội.
• Quên chi phí phát sinh hiển nhiên: phí chuyển mẫu, phí kiểm định sản phẩm để nghiệm thu, phí lưu trữ dữ liệu.

Dự phòng: có được không và để ở đâu

Nhiều quy định không cho phép một mục “dự phòng” riêng trong dự toán đề tài. Nhưng rủi ro thì luôn có. Cách xử lý hợp lệ thường là:

• Tính hao hụt hợp lý ngay trong số lượng vật tư, có giải thích theo kinh nghiệm thí nghiệm.
• Thiết kế nội dung có phần cốt lõi và phần mở rộng, để khi thiếu tiền thì cắt phần mở rộng mà sản phẩm chính vẫn đạt.
• Nắm rõ thủ tục điều chỉnh dự toán giữa các mục: cấp nào được duyệt, trong giới hạn bao nhiêu, cần hồ sơ gì. Xin điều chỉnh trước khi chi luôn nhẹ nhàng hơn giải trình sau.

Ví dụ: hai cách dự toán cho cùng một đề tài khảo sát

Một đề tài cấp bộ về sinh kế hộ ven biển, thời gian hai năm, có ba nội dung: tổng quan tài liệu, khảo sát hộ ở ba tỉnh, phân tích và đề xuất.

Cách ngược. Nhóm lấy mức trần, chia mỗi nội dung một phần ba, mỗi tỉnh một hội thảo, thêm hai chuyến đi nước ngoài học kinh nghiệm cho đủ mục hợp tác. Khi làm, phần tổng quan chỉ cần vài tuần của hai người nhưng đã dự toán nhiều ngày công, trong khi khảo sát ba tỉnh với khoảng cách xa thực tế tốn đi lại gấp đôi dự toán. Năm thứ hai, nhóm phải xin điều chỉnh lớn, và hai chuyến nước ngoài thì không còn phù hợp với nội dung.

Cách xuôi. Nhóm viết danh sách việc trước:

• Tổng quan: hai người, khoảng ba tuần mỗi người, không phát sinh chi phí khác.
• Thử nghiệm phiếu ở một xã: ba người, hai ngày tại chỗ, hai mươi hộ trả lời thử.
• Khảo sát chính: mỗi tỉnh một đoàn ba người cộng điều tra viên địa phương, tính đúng số ngày di chuyển giữa các xã theo bản đồ, thù lao người trả lời theo số hộ mẫu.
• Nhập và làm sạch số liệu: một người, sáu tuần.
• Một hội thảo tham vấn kết quả ở tỉnh có nhiều hộ khảo sát nhất, thay vì ba hội thảo giống nhau.

Tổng xuôi chiều thấp hơn trần một chút. Nhóm giữ nguyên, không thêm chuyến nước ngoài. Khi hội đồng hỏi vì sao chỉ một hội thảo, câu trả lời có sẵn trong danh sách việc. Khi quyết toán, mỗi khoản đi lại khớp với một lịch trình khảo sát có thật.

Giữ dự toán sống trong suốt đề tài

Dự toán không nên nằm im trong hồ sơ sau khi được duyệt. Một bảng theo dõi đơn giản, cập nhật hằng tháng, gồm ba cột cho mỗi mục: dự toán, đã chi, còn lại, kèm ghi chú việc nào đã xong. Mỗi quý, chủ nhiệm và kế toán ngồi với nhau mười lăm phút xem bảng này. Phần lớn rắc rối quyết toán phát hiện được sớm nếu có thói quen nhỏ đó.

Khi có thay đổi nhân sự trong nhóm, cập nhật luôn phần công lao động trong bảng: người rời đi còn bao nhiêu ngày công chưa làm, ai nhận lại phần việc đó, có cần điều chỉnh chức danh hay không. Đây là chỗ hay bị bỏ quên nhất, và tới lúc quyết toán thì bảng chấm công không còn khớp với hợp đồng ban đầu.

Một dự toán tốt không phải là dự toán dùng đúng từng đồng như đã ghi, mà là dự toán mà khi lệch thì ai cũng hiểu vì sao lệch, và có đủ căn cứ để điều chỉnh đúng thủ tục. Lập xuôi từ việc thật là cách duy nhất để có được điều đó.

Câu hỏi thường gặp