Tổ chức hội nghị quốc tế: giá trị nằm ở người trong nước được tham dự, không ở danh sách diễn giả

Giá trị của một hội nghị quốc tế tổ chức trong nước không nằm ở danh sách diễn giả. Nó nằm ở chỗ hàng trăm người trong nước tiếp cận được thứ mà đi ra nước ngoài họ không có kinh phí để có.

Mọi quyết định tổ chức nên xuất phát từ điểm đó.

Thiết kế cho người trong nước

• Phí đăng ký có mức riêng cho người trong nước và cho học viên.
• Có phiên dành cho báo cáo của nhóm trong nước.
• Có buổi hướng dẫn kỹ năng, không chỉ trình bày kết quả.
• Tạo cơ hội gặp riêng giữa khách mời và nhóm địa phương.
• Điểm cuối tạo ra nhiều hợp tác nhất và ít được thiết kế nhất.

Sai lầm hay gặp

• Phí đăng ký theo mức quốc tế, loại luôn học viên trong nước.
• Toàn bộ chương trình là khách mời nước ngoài trình bày.
• Không có phiên nào cho người trong nước báo cáo.
• Kết quả: một sự kiện diễn ra ở Việt Nam nhưng không cho hệ nghiên cứu Việt Nam điều gì.

Kỷ yếu và công bố

• Cấp định danh cho từng báo cáo trong kỷ yếu.
• Đưa kỷ yếu lên nơi tra được.
• Kiểm chính sách của tạp chí nếu tác giả định mở rộng thành bài báo.
• Kỷ yếu không có định danh là kỷ yếu không tồn tại với hệ thống bên ngoài.

Chi phí và tài trợ

• Tài trợ từ doanh nghiệp phải khai rõ và không được ảnh hưởng nội dung.
• Ưu tiên hỗ trợ đi lại cho người trẻ và người ở xa.
• Một suất hỗ trợ cho nghiên cứu sinh có tác động lớn hơn một khách mời thêm.

Sau hội nghị

• Nối tiếp các cuộc gặp thành hợp tác cụ thể.
• Gửi kỷ yếu và tài liệu cho người đăng ký mà không dự được.
• Hội nghị không có bước tiếp theo chỉ là một sự kiện.

Một điều đáng nhớ

Thiết kế cơ hội gặp riêng giữa khách mời quốc tế và nhóm trong nước.

Đó là thứ tạo ra hợp tác thật, và nó không tự xảy ra trong giờ giải lao — nó phải được xếp lịch, giống như mọi phiên khác trong chương trình.

Câu hỏi thường gặp