Người quản lý khoa học chuyên nghiệp: nghề chưa có tên trong hệ thống

Một nhà khoa học trong nước mới nhận đề tài cấp bộ sẽ sớm biết rằng phần nghiên cứu chỉ là một nửa công việc. Nửa kia là hợp đồng, thủ tục lựa chọn nhà cung cấp, bảng chấm công, báo cáo định kỳ theo mẫu, hồ sơ thanh toán từng đợt, chuẩn bị nghiệm thu cấp cơ sở, rồi quyết toán. Ở nhiều hệ thống nghiên cứu phát triển, phần lớn công việc đó do một nhóm người chuyên làm: người quản lý khoa học chuyên nghiệp, hay quản trị nghiên cứu. Trong nước, nghề này chưa thật sự có tên. Việc của họ rải rác giữa phòng quản lý khoa học, phòng tài chính, thư ký đề tài kiêm nhiệm và chính nhà khoa học.

Bài này bàn về nghề đó: nó làm gì, vì sao nó quan trọng với năng suất của cả hệ thống, và một đơn vị có thể bắt đầu xây dựng nó ra sao.

Họ làm những việc gì

Có thể chia công việc theo vòng đời một đề tài:

Điểm khác biệt giữa một người quản lý khoa học giỏi và một cán bộ hành chính thông thường nằm ở dòng cuối: họ không chỉ xử lý giấy tờ mà hiểu đủ về nghiên cứu để biết khi nào một thủ tục đang cản trở khoa học và tìm được cách hợp lệ để gỡ.

Chi phí thật của việc không có họ

Khi không có người chuyên làm, công việc hành chính không biến mất mà chuyển sang người đắt nhất trong hệ thống: nhà khoa học. Hệ quả cụ thể:

• Thời gian nghiên cứu bị cắt. Nhà khoa học tự làm hồ sơ thanh toán, tự đi lấy báo giá, tự soạn hợp đồng thuê khoán. Mỗi việc không lớn, cộng lại thành phần đáng kể của thời gian làm việc.
• Sai sót lặp lại. Mỗi chủ nhiệm tự học thủ tục từ đầu, mắc cùng những lỗi người trước đã mắc. Kinh nghiệm không tích luỹ ở đâu cả.
• Người giỏi né đề tài lớn. Đề tài càng lớn, thủ tục càng nặng. Có nhà khoa học giỏi chọn không xin đề tài cấp cao vì không muốn gánh phần hành chính.
• Bỏ lỡ nguồn tài trợ. Không ai theo dõi các đợt mời nộp quốc tế, hạn trôi qua mà không ai biết.

Vì sao nghề này khó hình thành trong nước

Không có vị trí việc làm rõ ràng

Trong cơ cấu của nhiều trường và viện, việc này nằm trong chức năng chung của phòng quản lý khoa học hoặc phòng kế hoạch tài chính. Cán bộ ở đó phục vụ hàng trăm đề tài cùng lúc, chủ yếu ở khâu tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, không có thời gian đồng hành với từng nhóm.

Không có lộ trình nghề nghiệp

Người làm quản lý khoa học không được đánh giá như nhà khoa học, cũng không được coi là chuyên gia như kế toán hay luật sư. Người giỏi sau vài năm thường chuyển sang việc khác có đường thăng tiến rõ hơn, mang theo kinh nghiệm.

Không có nguồn kinh phí ổn định

Chi phí quản lý trong kinh phí đề tài thường bị giới hạn ở mức thấp và được dùng cho nhiều việc chung của đơn vị. Không có dòng tiền riêng để trả lương cho người hỗ trợ trực tiếp các nhóm.

Bắt đầu từ đâu: ba mô hình cho đơn vị trong nước

1. Một người cho một cụm nhóm. Thay vì mỗi nhóm có thư ký kiêm nhiệm, đơn vị bố trí một người chuyên trách hỗ trợ ba đến năm nhóm có nhiều đề tài, ngồi gần các nhóm đó. Người này làm đầy đủ vòng đời đề tài cho các nhóm được giao, và trở thành người hiểu thủ tục nhất của đơn vị.
2. Bộ phận hỗ trợ xin tài trợ. Một nhóm nhỏ chuyên theo dõi đợt mời nộp, đặc biệt các quỹ quốc tế, và hỗ trợ soạn phần hành chính, ngân sách của hồ sơ. Mô hình này phù hợp với đơn vị muốn tăng tỷ lệ thành công khi xin tài trợ bên ngoài.
3. Chuyên viên trong phòng quản lý khoa học theo lĩnh vực. Mỗi chuyên viên phụ trách các đề tài của một khối ngành, đủ lâu để quen người, quen loại đề tài, quen các vướng mắc riêng.

Cả ba mô hình đều có thể bắt đầu bằng việc bố trí lại người hiện có, không nhất thiết tuyển mới. Điều quan trọng là giao việc rõ, đánh giá theo mức độ các nhóm được hỗ trợ, và giữ người đủ lâu.

Người làm quản lý khoa học giỏi cần biết gì

• Quy định về quản lý nhiệm vụ khoa học công nghệ, tài chính, mua sắm áp dụng cho đơn vị, và theo dõi được khi chúng thay đổi.
• Đọc hiểu một thuyết minh đề tài đủ để biết việc nào cần mua gì, lúc nào, ai làm.
• Tiếng Anh đủ để đọc hướng dẫn của quỹ quốc tế và trao đổi với cán bộ của quỹ.
• Kỹ năng lập bảng theo dõi, quản lý hồ sơ, nhắc hạn có hệ thống.
• Khả năng nói “không” với nhà khoa học khi một yêu cầu trái quy định, và đồng thời đề xuất được cách hợp lệ để đạt mục tiêu.

Phần lớn những kỹ năng này học được trong một hai năm làm việc cạnh người có kinh nghiệm. Một số trường đã gửi cán bộ tham dự các khoá đào tạo ngắn về quản trị nghiên cứu ở nước ngoài hoặc do tổ chức quốc tế mở; đây là khoản đầu tư nhỏ mà hiệu quả.

Một tuần làm việc điển hình

Để hình dung rõ hơn, đây là những việc một người quản lý khoa học phụ trách bốn nhóm có thể làm trong một tuần bình thường:

• Thứ hai: rà lịch hạn của cả bốn nhóm, nhắc một nhóm còn mười ngày nộp báo cáo định kỳ, gửi mẫu và số liệu giải ngân đã tổng hợp sẵn để chủ nhiệm chỉ việc viết phần chuyên môn.
• Thứ ba: làm việc với phòng tài chính về ba bộ hồ sơ thanh toán thuê khoán, sửa trước những chỗ thiếu thay vì để bị trả lại.
• Thứ tư: đọc hướng dẫn của một đợt mời nộp từ một quỹ nước ngoài, viết tóm tắt một trang gồm điều kiện, hạn, mức tài trợ, yêu cầu đối tác, gửi cho hai nhóm có thể phù hợp.
• Thứ năm: cùng một chủ nhiệm chuẩn bị hồ sơ xin điều chỉnh nội dung vì một thiết bị nhập khẩu về chậm, soạn văn bản giải trình theo đúng mẫu và căn cứ.
• Thứ sáu: cập nhật bảng theo dõi kinh phí của bốn nhóm, ghi lại một vướng mắc thủ tục mới gặp vào sổ kinh nghiệm chung của đơn vị.

Không việc nào trong danh sách này đòi hỏi trình độ tiến sĩ. Nhưng nếu nhà khoa học tự làm tất cả, họ mất phần lớn một tuần, và làm chậm hơn, sai nhiều hơn người chuyên làm.

Đo hiệu quả của người hỗ trợ

Nếu đơn vị bố trí người chuyên trách, nên theo dõi vài chỉ số đơn giản để biết họ có tạo ra khác biệt:

• Thời gian từ khi đề tài được duyệt tới khi ký hợp đồng và có đợt kinh phí đầu tiên.
• Số hồ sơ thanh toán bị trả lại vì thiếu sót.
• Số đề tài phải gia hạn vì lý do thủ tục, không phải vì lý do khoa học.
• Số hồ sơ xin tài trợ bên ngoài được nộp đúng hạn và đầy đủ.
• Ý kiến của chính các chủ nhiệm đề tài được hỗ trợ, hỏi định kỳ.

Chỉ số không nên dùng là số hồ sơ đã xử lý. Nó khuyến khích làm nhanh, không khuyến khích làm đúng.

Một lưu ý về quan hệ giữa người quản lý khoa học và nhà khoa học: họ là đồng nghiệp, không phải người phục vụ và người được phục vụ. Người quản lý khoa học cần được tham gia từ sớm, được mời vào các buổi họp lập kế hoạch đề tài, được giải thích vì sao một thí nghiệm cần mua hoá chất gấp. Khi họ hiểu công việc chuyên môn, họ tìm được cách hợp lệ nhanh hơn; khi bị coi như người đóng dấu, họ chỉ làm đúng thủ tục tối thiểu.

Một thay đổi nhỏ trong cách nhìn

Khi bàn về nhân lực khoa học, chính sách thường chỉ nhìn tới nhà khoa học: số tiến sĩ, số giáo sư, số người công bố quốc tế. Nhưng năng suất của họ phụ thuộc rất nhiều vào những người xung quanh. Một đơn vị có mười nhà khoa học giỏi và không ai hỗ trợ thủ tục thường làm ra ít hơn một đơn vị có tám nhà khoa học và hai người quản lý khoa học chuyên nghiệp. Coi đó là một nghề, cho nó vị trí, lộ trình và sự ghi nhận, là một trong những khoản đầu tư rẻ nhất mà hệ thống khoa học có thể làm.

Câu hỏi thường gặp