Tìm đối tác
Quan hệ hợp tác hiệu quả hiếm khi bắt đầu từ một thoả thuận khung. Chúng bắt đầu từ hai người làm cùng hướng nói chuyện với nhau.
- Từ bài báo. Tìm mười bài gần đây bạn thấy thật sự liên quan, ghi lại tác giả liên hệ và nơi công tác.
- Từ hội thảo quốc tế. Trao đổi trực tiếp hiệu quả hơn hẳn thư gửi tới người chưa từng gặp.
- Từ người Việt đang làm việc ở nước ngoài trong lĩnh vực của bạn — họ thường sẵn sàng kết nối.
- Từ các chương trình hợp tác song phương giữa Việt Nam và nước đối tác; cơ quan quản lý và các quỹ thường công bố danh mục.
- Từ phòng hợp tác quốc tế của đơn vị — họ có thể đã có quan hệ sẵn.
Thư liên hệ đầu tiên
- Ngắn, đọc trong một phút.
- Nêu cụ thể công trình nào của họ bạn đã đọc và nó liên quan gì tới việc bạn làm.
- Nêu rõ bạn đề nghị gì: một buổi trao đổi, một bài viết chung, một hồ sơ xin tài trợ.
- Nêu bạn mang lại gì: dữ liệu, tiếp cận thực địa, chuyên môn về bối cảnh, nhân lực.
- Trung thực nếu bạn đang ở giai đoạn thăm dò.
Thư gửi hàng loạt, không nhắc gì tới công trình của người nhận, gần như chắc chắn không được trả lời.
Những gì phải thoả thuận bằng văn bản
- Phạm vi công việc và sản phẩm, kèm thời hạn.
- Trách nhiệm cụ thể của mỗi bên.
- Kinh phí: ai chi gì, chuyển tiền thế nào, mỗi bên cần chứng từ dạng nào.
- Dữ liệu: ai thu thập, ai giữ, ai được dùng vào việc gì, trong bao lâu.
- Sở hữu trí tuệ với kết quả tạo ra.
- Công bố: ai được công bố, khi nào, và nguyên tắc ghi công.
- Phê duyệt đạo đức: bên nào xin, khi nào.
- Người học: đăng ký ở đâu, ai hướng dẫn, theo quy chế của bên nào.
- Thiết bị mua trong dự án thuộc về ai khi kết thúc.
Mục 6, 8 và 9 hay bị bỏ nhất và cũng gây vướng nhất về sau.
Về ghi công
Đây là nơi hợp tác quốc tế hay để lại cảm giác không công bằng. Một mô hình thường thấy: một bên thiết kế, phân tích và viết; bên kia thu thập dữ liệu và lo thủ tục tại chỗ. Kết quả là thứ tự tác giả lặp lại một mẫu cố định, và hợp tác không kéo dài tới dự án thứ hai.
Cách xử lý đúng không phải thương lượng thứ tự tác giả cho đẹp hơn, mà là thay đổi cách phân công: đưa phía Việt Nam vào khâu thiết kế và phân tích ngay từ đầu, kể cả khi phải kèm đào tạo. Đây cũng là lợi ích của phía đối tác — quyết định thiết kế thiếu hiểu biết bối cảnh thường sai theo cách chỉ lộ ra khi thu thập dữ liệu.
Nên thống nhất nguyên tắc ghi công bằng văn bản ngay khi bắt đầu, dựa trên tiêu chí tác giả của tạp chí sẽ nhắm tới.
Những khác biệt cần lường trước
- Thời gian phê duyệt. Phía Việt Nam thường có nhiều tầng phê duyệt hơn. Hỏi rõ quy trình nội bộ và cộng vào lịch.
- Yêu cầu chứng từ khác nhau. Thống nhất định dạng từ đầu, không phải ở kỳ báo cáo đầu tiên.
- Lịch làm việc và ngày nghỉ. Kỳ nghỉ tết âm lịch kéo dài; tải giảng dạy nặng trong học kỳ.
- Cách diễn đạt. Câu hỏi kiểu có ổn không thường nhận được câu trả lời đồng ý dù có vấn đề. Hãy hỏi điều gì sẽ gây khó khăn cho phía anh chị.
Vì sao hợp tác nhạt dần
Thường không phải mâu thuẫn, mà là hết dự án thì hết lý do liên lạc. Cách duy trì:
- Giữ một hoạt động nhỏ giữa hai dự án: một bài tổng thuật chung, một xê mi na trực tuyến, trao đổi học viên.
- Gửi cho nhau thông tin đáng chú ý trong lĩnh vực, vài tháng một lần.
- Cùng nhắm một chương trình tài trợ tiếp theo ngay khi dự án hiện tại còn đang chạy.
- Nếu điều kiện cho phép, một chuyến thăm trực tiếp thay đổi chất lượng quan hệ hơn mọi thứ khác.
Lưu ý: quy định, cơ chế và số liệu nêu trong bài do cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc công bố và thay đổi theo thời gian. Hãy đối chiếu văn bản hiện hành và hỏi đơn vị có thẩm quyền trước khi ra quyết định.
